Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Şirketiniz Veri Sorumluları Siciline Kaydolmak Zorunda Mı?

Günümüzde internet, cep telefonu, bilgisayar gibi iletişim araçlarının yaygınlaşması gerek özel sektör ve gerekse kamu sektörü tarafından kişisel verilerin kolay ve hızlı şekilde edinilmesine ve paylaşılmasına olanak sağlamaktadır. Bu bilgilerin kullanılması, mal ve hizmet sunan gerçek ve tüzel kişilere bazı avantajlar sağlasa da bu durum birçok hukuki ihlali de beraberinde getirmiştir. Özel hayatın gizliliği başta olmak üzere temel hak ve özgürlüklerin korunması ve Avrupa Birliği ile yürütülen müzakere süreçleri, kişisel verilerin korunması hakkında düzenleme yapılmasını gerektirmiştir.
 
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Yürürlük Süreci ve Veri Sorumluları Siciline Kayıt
 
Bu doğrultuda Avrupa Parlamentosu ve Avrupa Konseyi Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Serbest Dolaşımı Bakımından Bireylerin Korunmasına İlişkin 95/46/AT Sayılı Direktifi esas alınarak hazırlanan, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiş ve veri sorumlularına Kanunun yayımı tarihinden önce işlenmiş olan kişisel verilerin Kanuna uyumlu hale getirilmesi için 2 yıl süre öngörülmüş, bu süre 7 Nisan 2018 tarihinde sona ermiştir. Gelinen noktada şirketlerin büyük bir kısmı henüz Kanuna uyum sürecini dahi tamamlamamışken, Veri Sorumluları Siciline (“VERBİS”) kayıt yükümlülüğüne ilişkin kararlar da 18 Ağustos 2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak, Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmak zorunda olan gerçek ve tüzel kişilerin kapsamı belirlenmiştir.
 
Kimler Veri Siciline Kayıt Yaptırmak Zorunda?
 
Kanunun 16. Maddesinin 2. fıkrasında yer alan “Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır. Ancak, işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle, Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir.” hükmü ile Kanunun Geçici 1. Maddesinin 2. fıkrasında yer alan “Veri sorumluları, Kurul tarafından belirlenen ve ilan edilen süre içinde Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmak zorundadır.” hükmü göz önünde bulundurularak kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumluları belirlenmiş, istisnalar hariç faaliyet konusuna bakılmaksızın yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişiler kayıt yaptırmak zorunda tutulmuştur.
 

Kayıt Yükümlülüğü Bulunan
Veri Sorumluları

Başlangıç Tarihi

Süre

Son Tarih

Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları

01.10.2018

12 ay

30.09.2019

Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları

01.10.2018

12 ay

30.09.2019

Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları

01.01.2019

15 ay

31.03.2020

Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları

01.04.2019

15 ay

30.06.2020

 
Veri Sorumluları Siciline Kayıt Yükümlülüğünden Muaf Tutulanlar
 
Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları kapsamında bazı veri sorumluları ise Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünden muaf tutulmuştur, ancak Kanun kapsamındaki diğer yükümlülükleri elbette ki devam etmektedir. İstisna kapsamındaki veri sorumluları şöyledir;

  • Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar

  • Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler

  • İlgili kanunlar uyarınca kurulan ve faaliyet gösteren noterler, dernekler, vakıflar, sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler

  • İlgili kanunlar uyarınca kurulan ve faaliyet gösteren siyasi partiler, avukatlar, serbest muhasebeci mali müşavirler, yeminli mali müşavirler ve arabulucular

 
Veri Sorumluları Siciline Kayıt Prosedürü
 
Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğu olan veri sorumluları başvurusunu aşağıdaki bilgileri içeren bir bildirimle yapacaktır.

  • Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri

  • Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği

  • Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar

  • Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları

  • Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler

  • Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler

  • Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre

 
Veri Sorumluları Siciline başvuru sırasında açıklanacak bu bilgiler ise veri envanterine dayalı olarak hazırlanacağından, öncelikle veri sorumlularının bu bilgileri içeren bir “Kişisel Veri İşleme Envanteri” oluşturması gerekmektedir. Kayıt olan veri sorumlularının ise ayrıca “Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası” hazırlaması zorunludur.
 
İhlal Halinde Karşılaşılacak Yaptırımlar
 
Kanun kapsamında, Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“Kurum”) ve Kurumun karar organı olan re’sen veya şikâyet üzerine inceleme yapma yetkisine sahip Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) kurulmuştur. Kurul tarafından Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 TL’den 1.000.000 TL’ye kadar idari para cezası uygulanacaktır. Kanun kapsamında belirtilen diğer yükümlülüklerin yerine getirilmemesi durumunda ise, 5.000 TL’den 1.000.000 TL’ye kadar idari para cezası ile Türk Ceza Kanunu kapsamında 1 yıldan 6 yıla kadar hapis cezası uygulanacaktır. İdari ve cezai yaptırımların caydırıcı nitelikte olması ise kişisel verilerin korunmasına verilen önemi göstermek olup, şirketlerin bir an önce bu konuda eksikliklerini tamamlamaları gerekmektedir.
 
Altın Yasav Kesercioğlu Avukatlık Ortaklığı
            Av. Nesligül Altın İnce